التأكيد المشترك: لماذا يهدد استقلالية التدقيق

توكيد الضمان المشترك هو تنسيق أنشطة توكيد الضمان عبر المؤسسة (الخط الأول والخط الثاني والتدقيق الداخلي) ليتلقى مجلس الإدارة رؤية موحدة ومدمجة للمخاطر وتغطية أنظمة الرقابة. ويتم الترويج له في رموز الحوكمة مثل King IV ويستند إلى نموذج الخطوط الثلاثة الصادر عن معهد المدققين الداخليين (IIA).

الغرض منه هو تقليل الازدواجية و"إرهاق عمليات التوكيد". تكمن المشكلة في طريقة تنفيذه عادةً: من خلال دمج العمل نفسه، وليس التقارير فقط.

ما هي الخطوط الثلاثة حقاً

إذا جردنا الأمر من المخططات التوضيحية، فإن النموذج أبسط مما يبدو عليه.

الخط الأول ينفذ. فهو يمتلك السياسات والإجراءات والضوابط الرقابية المدمجة في العمليات اليومية. إنه الجهة المنفذة.

الخط الثاني يقدم المشورة. في معظم المؤسسات، يقوم بوضع أو دعم تطوير السياسات والأطر التي يعمل بها الخط الأول. فهو في الواقع المستشار الداخلي. والاستثناء الجزئي الوحيد هو إدارة الالتزام التي تؤدي دوراً تدقيقياً ضيقاً: فهي تتساءل عما إذا كانت المؤسسة ملتزمة أم غير ملتزمة، وليس عما إذا كان الضابط الرقابي مصمماً بشكل جيد أو يعمل بالفعل.

أما الخط الثالث، وهو التدقيق الداخلي، فهو الوظيفة الوحيدة التي يكمن مبرر وجودها الكامل في التقييم المستقل لتصميم وفعالية تشغيل الضوابط الرقابية، وبإبداء رأيها في ذلك دون خوف أو محاباة.

هذه هي ثلاثة أنشطة مختلفة تماماً. فالقيام بالعمل، وتقديم المشورة، والتحقق المستقل ليست تفرعات متغيرة لنفس المهمة. إنها وظائف مختلفة، بحوافز مختلفة، ومهارات مختلفة، والأهم من ذلك، بعلاقات مختلفة مع الحقيقة.

نظرة سريعة على الخطوط الثلاثة

الواقع غير المريح

يفترض توكيد الضمان المشترك بكتمان أنه يمكن دمج هذه الأنشطة في صورة واحدة متماسكة. ولكن عملياً، لا يمكن ذلك لأن الحوافز لا تتوافق.

فالخط الأول لن يتطوع بالإفصاح عن إخفاقاته الرقابية الكبيرة. ليس لأن الناس غير صادقين، ولكن لأنه لا توجد وظيفة تشغيلية مدفوعة هيكلياً للإعلان عن الفجوات التي تتحمل مسؤوليتها. هذا أمر طبيعي وبشري، وهو يطبق على الجميع.

أما الخط الثاني، الاستشاري بطبيعته، فغالباً ما يقوم بتقييم الأطر التي ساعد في إنشائها. وبصرف النظر عن الالتزام، فإن معظم الخط الثاني ليس في موقف يسمح له بالطعن في عمل كان له يد في صياغته.

وهذا يترك التدقيق الداخلي باعتباره الجهة الرقابية المستقلة الحقيقية الوحيدة التي تتحقق من تصميم وتفعيل الضوابط الرقابية بشكل صحيح. إنه الصوت الوحيد في النظام الذي يملك الصلاحية والاستقلالية للقول بأن "هذا لا يعمل".

إذاً، عندما نقوم بـ "دمج" التوكيد، فما الذي ندمجه فعلياً؟ نحن ندمج الخط الأول المقيد بالصراحة، والخط الثاني الاستشاري إلى حد كبير، والوظيفة المستقلة الوحيدة، ثم نقدم النتيجة كرؤية واحدة مطمئنة.

ينتهي الأمر بمتوسط الصوت الأكثر استقلالية مدمجاً في الأصوات الأقل استقلالية، وينتهي مجلس الإدارة بالحصول على طمأنينة موحدة بدلاً من الطعن أو التقييم المستقل. هذا ليس توكيداً للضمان. هذا مظهر من مظاهر توكيد الضمان.

نسق الخطوط، ولا تدمجها

لا يعني أي من هذا أن تعمل الخطوط بمعزل عن بعضها البعض. بل يجب عليها تماماً مشاركة تصنيف مشترك للمخاطر، ومواءمة جداول التخطيط الخاصة بها، وتحديد من يغطي ماذا، ورفع التقارير من خلال لوحة معلومات موحدة حتى يتمكن مجلس الإدارة من رؤية التغطية والفجوات بنظرة سريعة.

ولكن هناك فرق شاسع بين التقارير المشتركة والتنفيذ المشترك.

أنا مع الخيار الأول تماماً. تنفيذ مستقل وتقارير منسقة. تقوم كل وظيفة بعملها الخاص، وبمعاييرها الخاصة، وتستجيب لمسؤولياتها الخاصة، ثم يتم ربط المخرجات وتوحيدها لمجلس الإدارة.

يحصل مجلس الإدارة على رؤيته الموحدة. ويحتفظ التدقيق الداخلي باستقلاليته. ولا يتم تخفيف الشك المهني لأي شخص في الطريق للوصول إلى عرض تقديمي منسق.

ما أرفضه هو النسخة التي تدمج التنفيذ والاستشارة والتحقق في آلية عمل واحدة منسقة تشغيلياً وتطلق على المخرجات صفة الاستقلالية. إنها ليست كذلك. في اللحظة التي يُطلب فيها من الوظيفة المستقلة الوحيدة التخطيط لعملها أو تحديد نطاقه أو تخفيفه لخدمة صورة موحدة، تتوقف هذه الصورة عن أن تكون ذات قيمة مضافة.

خلاصة القول

إن توكيد الضمان المشترك، كما يمارس عادةً، يحقق أقصى قدر من الراحة لمجلس الإدارة وكفاءة المؤسسة. وهذه ليست أهدافاً سيئة. ولكن التوكيد لا وجد ليجعل مجالس الإدارة تشعر بالراحة، بل وجد ليخبرهم بالحقيقة، بما في ذلك الأجزاء التي يفضلون عدم سماعها، والوظيفة الأكثر قدرة على القيام بذلك هي الوظيفة التي من المرجح أن يهددها توكيد الضمان المشترك بشكل أكبر.

نسّق الجداول الزمنية. شارك تصنيف المخاطر. وحّد لوحة المعلومات. ولكن دع كل خط يؤدي عمله الخاص، واحمِ بشراسة استقلالية الخط الوحيد الذي تتمثل مهمته في التدقيق والتحقق.

هذا نموذج يمكنني الدفاع عنه أمام أي مجلس إدارة. أما توكيد الضمان المشترك بشكله الشائع، فليس كذلك.

أهم النقاط المستفادة

• ينسق توكيد الضمان المشترك أنشطة التوكيد عبر الخطوط الثلاثة في رؤية واحدة لمجلس الإدارة؛ ويتم الترويج له في قواعد الحوكمة وبنائه على نموذج الخطوط الثلاثة.

• يقوم الخط الأول بالتنفيذ، والخط الثاني تقديم المشورة، بينما يتحقق التدقيق الداخلي وحده وبشكل مستقل من تصميم الضوابط وفعاليتها.

• الحوافز لا تتوافق: فلن يعلن الخط الأول عن فجواته الخاصة، وغالباً ما يقيم الخط الثاني الاستشاري الأطر التي ساعد في بنائها.

• إن دمج التنفيذ يجعل الصوت المستقل الوحيد متوسطاً ومدمجاً ضمن الأصوات الأقل استقلالية، مما ينتج عنه مظهر التوكيد فقط.

• إعداد التقارير المشتركة أمر ذو قيمة، بينما التنفيذ المشترك ليس كذلك.

• شارك تصنيف المخاطر، ونسّق الجداول الزمنية، ووحّد لوحة المعلومات، ولكن احمِ استقلالية التدقيق الداخلي للتخطيط لنطاق عمله وإعداد تقاريره الخاصة.